Kandidaatide isikuandmete töötlemise põhimõtted
kehtivad alates 2. juunist 2020
Kandidaatide isikuandmete töötlemise põhimõtted (edaspidi „Põhimõtted“) selgitavad, kuidas Swedbank töötleb kandidaatide isikuandmeid. Tööandjana on Swedbank kohustatud säilitama ja töötlema informatsiooni kandidaatide kohta töösuhte sõlmimiseks ja haldamiseks, samuti selleks, et tagada tõhus, õiguspärane ja asjakohane ettevõtte toimimine. Swedbank on töödeldavate isikuandmete vastutav töötleja.
1. Mõisted
Kandidaat on füüsiline isik, kes kandideerib/on kandideerinud vabale ametikohale Swedbankis.
Andmekaitsealased õigusaktid on Swedbankile kohalduvad Euroopa Liidu andmekaitse õigusaktid ja kohalikud andmekaitse õigusaktid, nt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2016/679 – isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR).
Isikuandmed on otsene või kaudne mistahes teave Kandidaadi kohta.
Vastutav töötleja ise või ühiselt teistega määrab kindlaks isikuandmete
töötlemise eesmärgid ja vahendid. Käesolevates Põhimõtetes kirjeldatud isikuandmete töötlemisel on Swedbank vastutav töötleja.
Volitatud töötleja töötleb isikuandmeid ainult vastutava töötleja nimel
Vastuvõtja on füüsiline või juriidiline isik, riigiasutus või muu asutus, kellele Swedbankil on õigus avaldada isikuandmeid. Vt Vastuvõtjate liike Põhimõtete 5. osas.
Töötlemine on igasugune tegevus, mida isikuandmetega teostatakse (sh andmete kogumine, salvestamine, säilitamine, kustutamine, edastamine).
Regulatiivsed õigusaktid on Swedbanki suhtes kohalduvad õigusaktid, mis on seotud näiteks rahapesu tõkestamise, pangasaladuse hoidmise, äritegevuse, andmekaitse, maksude, raamatupidamise, krediidi, tarbijakrediidi, maksete, makseteenuste, kindlustuse, liisingu, investeeringute ja finantstegevusega.
Swedbank on Swedbanki gruppi kuuluv juriidiline isik või filiaal, mille registreeritud asukoht on Rootsis/Eestis/Lätis/Leedus. Swedbanki grupi ettevõtete nimekiri on kättesaadav kodulehel: Swedbank Rootsis www.swedbank.se / Swedbank Eestis www.swedbank.ee / Swedbank Lätis www.swedbank.lv / Swedbank Leedus www.swedbank.lt
Swedbank grupp on Swedbank AB, Rootsis asutatud aktsiaselts, ning kõik juriidilised isikud, milles Swedbank AB omab otseselt või kaudselt valitsevat mõju (tütarettevõtted).
Kolmas isik on isik, kellega kandidaat on lähedases suhtes (nt sugulane), mis võib põhjustada huvide konflikti Swedbankis, samuti loetakse kolmandaks isikuks tagasiside andjaid (nt kandidaadi endised kolleegid, koostööpartnerid, juhid).
2. Üldsätted
2.1 Käesolev dokument kirjeldab, kuidas Swedbank Töötleb Kandidaatide Isikuandmeid. Lisaks võivad Isikuandmete Töötlemist puudutavad spetsiifilised üksikasjad sisalduda ka töökuulutuses ja teistes töökuulutuse ja kandideerimisega seotud dokumentides, samuti veebilehel, kus töökuulutus on avaldatud.
2.2 Swedbank tagab Andmekaitsealastest õigusaktidest tulenevalt Isikuandmete konfidentsiaalsuse. Swedbank rakendab vajalikke tehnilisi ja korralduslikke meetmeid Isikuandmete kaitseks, et vältida volitamata juurdepääsu andmetele ning andmete ebaseaduslikku Töötlemist või avalikustamist, juhuslikku kaotsiminekut, muutmist või hävitamist.
2.3 Swedbank kasutab Isikuandmete töötlemiseks Volitatud töötlejaid ning rakendab vajalikke meetmeid tagamaks, et Volitatud töötlejad töötlevad Isikuandmeid lepingu kohaselt või kooskõlas Swedbanki juhiste ja regulatiivsete õigusaktidega.
3. Isikuandmete liigid
Isikuandmeid kogutakse otse Kandidaadilt toimingute kaudu, mida Kandidaat teostab ning süsteemide kaudu, mida ta kasutab; samuti kogutakse andmeid välistest allikatest, sh avalikest ja eraregistritest, ning Kolmandatelt isikutelt. Swedbank kogub ja Töötleb isikuandmeid, mis on oma liigilt:
Isikutuvastusandmed, näiteks nimi, isikukood, isikut tõendava dokumendi andmed; kontaktandmed, sh aadress, telefoninumber, e-posti aadress, suhtluskeel.
Andmed juriidiliste isikutega seotuse kohta, näiteks Kandidaadi poolt esitatud, avalikest andmebaasidest või kolmandast isikust teenusepakkujatelt saadud andmed.
Kutsealased andmed, haridus, töökogemus ja selle kestus, ametinimetus, litsentsid, koolitustunnistused.
Finantsandmed, näiteks võlakohustused, sissetulek, maksevõimekus.
Usaldusväärsust puudutavad andmed, näiteks andmed võimalike huvide konfliktide kohta, sh Kandidaadi äritegevust, rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamist või finantssanktsioone või organiseeritud kuritegevust puutavad andmed, samuti andmed Swedbankile või kolmandatele isikutele tekitatud kahju kohta.
Side- ja sideseadmete andmed, näiteks sõnumites, e-kirjades, piltidel, video- ja/või helisalvestistes, samuti muudes vestlustes ja suhtluses sisalduvad andmed, mis on kogutud Kandidaadi kohta töövestlusel, Kandidaadi kandideerimisdokumentidest ja/või Swedbanki suhtluskanalites tehtud toimingutest.
Demograafilised andmed, näiteks elukohariik, kodakondsus.
Harjumusi, eelistusi ja rahulolu puudutavad andmed, näiteks Kandidaadi rahulolu puudutav teave.
Tundlikud andmed, näiteks eriliiki isikuandmed (sh terviseandmed), ning andmed kriminaalkaristuste ja süütegude kohta, näiteks andmed kriminaalkaristuste puudumise või süüdimõistva kohtuotsuse kohta tahtliku kuriteo sooritamise eest riigi, -vara või -halduskorralduse või majanduskuriteo või riigiasutuse suhtes või terrorismikuriteo või süüdimõistvate kohtuotsuste kohta, mis ole kustutatud ega rahuldamata jäetud või rahvusvaheliste või riiklike sanktsioonide või rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse rikkumise eest ning sanktsiooni kehtestamise päevast ei ole möödunud vähemalt üks aasta.
Eriliiki Isikuandmeid võib Töödelda ka Swedbanki õigustatud huvi alusel, nt õigusnõude esitamiseks, või Swedbankile seadusest tuleneva kohustuse alusel.
4. Isikuandmete Töötlemise eesmärgid ja õiguslik alus
Swedbank Töötleb Isikuandmeid ennekõike allpool loetletud eesmärkidel:
4.1 Kandidaadi värbamine vabadele ametikohtadele
Swedbank töötleb Kandidaadi Isikuandmeid, et tuvastada tema isikusamasus ning läbi viia Kandidaadi hindamine ja valik Swedbanki vabadele töökohtadele.
Isikuandmete Töötlemise õiguslik alus:
Rootsis ja Leedus: Swedbanki õigustatud huvi
Eestis ja Lätis: lepingueelsed läbirääkimised
4.2 Kandidaadi Isikuandmete haldamine töösuhte sõlmimiseks
Swedbank töötleb värbamisprotsessi raames Kandidaadi Isikuandmeid töölepingu sõlmimiseks.
Isikuandmete Töötlemise õiguslik alus: lepingu täitmine, Swedbanki seadusjärgne kohustus ja/või õigustatud huvi.
4.3 Sobivuse hindamine
Swedbank töötleb Kandidaadi Isikuandmeid hindamaks Kandidaadi sobivust konkreetsele ametikohale. Kolmandate isikute Isikuandmeid (nt nimi, ametikoht, kontaktandmed või suhe kandidaadiga) võib Töödelda samal eesmärgil.
Isikuandmete Töötlemise õiguslik alus:
Rootsis ja Eestis: lepingu täitmine ja seadusjärgne kohustus
Lätis ja Leedus: Swedbanki õigustatud huvi ja seadusjärgne kohustus
4.4 Kandidaadi Isikuandmete haldamine tulevaste tööpakkumiste jaoks
Swedbank töötleb Kandidaadi Isikuandmeid, et säilitada Kandidaadi Isikuandmed tulevaste tööpakkumiste jaoks.
Isikuandmete töötlemise õiguslik alus: Kandidaadi nõusolek
4.6 Kandidaadi küsitluste läbiviimine
Swedbank töötleb Kandidaadi Isikuandmeid, et hinnata Kandidaadi rahulolu värbamisprotsessiga.
Isikuandmete Töötlemise õiguslik alus: Swedbanki õigustatud huvi
4.7 Vastavuskontrolli ning siseauditi korraldamine ja seadusjärgsete kohustustega seotud nõuete täitmine
Isikuandmeid Töödeldakse vastavuskontrolli testide tõlgendamiseks, määratlemiseks ja seireks ning regulatiivsete nõuete, aruandluse ja suhtlusega seotud tegevuste kontrollimiseks; samuti analüüside ja kontrolli teostamiseks eesmärgiga anda Swedbanki juhatusele teavet juhtimistavade ja sisekontrolli asjakohasuse osas.
Isikuandmete Töötlemise õiguslik alus: Swedbanki õigustatud huvi või seadusjärgne kohustus.
4.8 Õigusnõuete esitamine, täitmine ja kaitsmine
Swedbank Töötleb Kandidaadi Isikuandmeid õigusnõuete esitamiseks, täitmiseks ja kaitsmiseks, õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks, kaebuste ja taotlustega tegelemiseks kui ka eelmainitud põhjustel teabe säilitamiseks.
Isikuandmete Töötlemise õiguslik alus: Swedbanki õigustatud huvi ja seadusjärgne kohustus.
5. Isikuandmete Vastuvõtjad
Värbamisprotsessi läbiviimiseks jagab Swedbank Kandidaatide Isikuandmeid Vastuvõtjatega. Vastuvõtjad on enamasti:
5.1 Ametivõimud (näiteks õiguskaitseasutused, maksuhaldurid, järelevalve- ja kontrolliasutused ning finantsjärelevalve asutused).
5.2 Swedbank gruppi kuuluvad juriidilised isikud ja nende filiaalid.
5.3 Audiitorid, õigusnõustajad ja muud Swedbanki poolt heaks kiidetud Isikuandmete töötlejad (kandidaatide haldamise süsteem, värbamisagentuurid).
5.4 Kolmandad isikud, kes haldavad registreid (nt Karistusregister, Maksejõuetuse register, Rahvastikuregister ja muud registrid, mis sisaldavad Isikuandmeid või mille kaudu Isikuandmeid jagatakse).
5.5 Juriidiliste ja kohtuväliste vaidluste lahendamise organid.
5.6 Muud Swedbankile teenuste osutamisega seotud isikud või üksused, sh. arhiveerimise ja postiteenuste pakkujad.
5.7 Kandidaadi eelneva professionaalse karjääri kohta tagasisidet andvad isikud.
Swedbank ei jaga Kandidaatide Isikuandmeid suuremas ulatuses, kui on vajalik Töötlemise konkreetse eesmärgi saavutamiseks.
Vastuvõtjad võivad Töödelda Isikuandmeid Volitatud töötlejatena ja/või Vastutavate töötlejatena. Kui Vastuvõtja Töötleb Kandidaadi Isikuandmeid Volitatud töötlejana, vastutab Vastuvõtja andmesubjektide teavitamise eest. Sellisel juhul suunab Swedbank Kandidaadi Vastuvõtja poole, et saada teavet Isikuandmete Töötlemise kohta Vastuvõtja poolt.
6. Töötlemise geograafiline piirkond
6.1 Reeglina Töödeldakse Isikuandmeid Euroopa Liidu/Euroopa Majanduspiirkonna (EL/EMP) territooriumil, ent mõnel juhul võidakse andmeid edastada Töötlemiseks riikidesse, mis jäävad väljapoole EL/EMP territooriumi.
6.2 Isikuandmeid võib edastada väljaspool EL/EMP territooriumi asuvatesse riikidesse ning seal Töödelda üksnes juhul, kui selleks on olemas seaduslik alus, st õiguslik nõue, sõlmitud on tööleping või Kandidaat on andnud oma nõusoleku, ning eeldusel, et rakendatud on asjakohaseid turvameetmeid. Asjakohasteks turvameetmeteks loetakse näiteks:
- EL-i lepingute tüüptingimused või teised heakskiidetud sätted, toimimisjuhendid, sertifikaadid jms, mis on vastavalt Isikuandmete kaitse üldmäärusele heaks kiidetud;
- Väljaspool EL-i/EMP-d paiknev riik, kus Vastuvõtja asub, tagab Euroopa Komisjoni hinnangul Isikuandmete kaitse piisava taseme;
- Vastuvõtja on sertifitseeritud andmekaitseraamistiku Privacy Shield raames (puudutab Ameerika Ühendriikides asuvaid vastuvõtjaid).
6.3 Kandidaadi nõudel on tal võimalik saada lisateavet Isikuandmete edastamise kohta väljapoole EL-i/EMP-d.
7. Videovalve
Swedbanki turvameetmete raames teostab Swedbank oma tööruumides videovalvet. Videovalvega alad on tähistatud sellekohaste märkidega.
Swedbanki videovalve kaudu Töödeldavad Isikuandmed on enamasti kogutud fotode ja videosalvestustena.
Swedbank teostab õigustatud huvist lähtuvalt videovalvet, et tagada Swedbanki külastajate, töötajate (ning Kandidaatide), ruumide ja vara turvalisus; kaitsta Swedbanki seaduslikke nõudeid ja õigustatud huve; tuvastada ja ennetada ebaseaduslikku tegevust.
Isikuandmeid sisaldavaid fotod ja videosalvestused jagatakse Vastuvõtjaga, kui salvestatud materjali on vaja kriminaaluurimiseks, või Vastuvõtjaga, kes haldab ja teenindab videovalvesüsteeme Swedbanki nimel.
8. Säilitamise aeg
Isikuandmete säilitamise aeg sõltub eesmärgist, milleks kõnealused andmed on kogutud. Säilitamise periood kestab seni, kuni värbamisprotsessi tegevused (kandideerimine, hindamine ja valik) lõpule jõuavad. Pärast värbamisprotsessi lõppu säilitab Swedbank Isikuandmeid vastavalt regulatiivsetes õigusaktides kehtestatule maksimaalse aegumistähtaja lõpuni.
Kui Isikuandmete Töötlemine toimub Kandidaadi nõusoleku alusel, säilitatakse Isikuandmeid seni, kuni nõusolek on kehtiv. Kui Isikuandmeid Töödeldakse eesmärkidel, mis põhinevad Swedbanki õigustatud huvidel, näiteks õiguslike nõuete esitamiseks, täitmiseks või kaitsmiseks, võidakse kohaldada muid tähtaegu. Swedbank piirab kõigil juhtudel Isikuandmete Töötlemist miinimumini.
Swedbanki poolt teostatud videovalvega kogutud Töödeldavaid Isikuandmeid ei säilitata kauem kui vaja; maksimaalne säilitusaeg on 90 (üheksakümmend) päeva alates salvestuse hetkest, v.a juhul, kui Töötlemine on vajalik mõnel muul põhjusel (nt seos kriminaaluurimisega).
9. Kandidaadi kui andmesubjekti õigused
Andmekaitseseaduste kohaselt omab Kandidaat andmesubjekti õiguseid. Need õigused on järgmised:
- Õigus saada teavet selle kohta, kas Swedbank Töötleb tema Isikuandmeid ning kui Töötleb, siis omada neile juurdepääsu.
- Õigus nõuda ebapiisavate, ebatäielike või vigaste Isikuandmete parandamist.
- Õigus nõuda oma Isikuandmete kustutamist.
- Õigus piirata oma Isikuandmete Töötlemist.
- Vaidlustada Isikuandmete Töötlemine, kui nende Töötlemine leiab aset Swedbanki õigustatud huvi alusel.
- Vaidlustada Isikuandmete Töötlemine, kui Töötlemise eesmärgiks on otseturundus.
- Õigus saada tema poolt edastatud Isikuandmeid, mida Töödeldakse nõusoleku alusel või lepingu täitmiseks, kirjalikus või laialdaselt kasutatavas elektroonilises vormis ning, kui see on teostatav, õigus nõuda selliste andmete edastamist teisele teenusepakkujale (andmete ülekantavus).
- Õigus võtta tagasi Isikuandmete Töötlemiseks antud nõusolek.
Andmesubjektile saadetakse vastus hiljemalt ühe kuu jooksul taotluse kättesaamisest; vajadusel on võimalik seda perioodi pikendada kahe kuu võrra.
Juurdepääsu- ja kustutusõigust saab Kandidaat kasutada saates vastava taotluse veebilehel jobs.estonia.swedbank.com alapunktis „Andmed ja privaatsus“.
Kõigil juhtudel saab Kandidaat andmesubjekti õigusi kasutada ka saates oma nime alt taotlus e-posti aadressile: cv@swedbank.ee.
Kui Kandidaat leiab, et tema Isikuandmete Töötlemine Swedbanki poolt rikub kohaldatava õiguse alusel tema õigusi ja huve, on tal õigus esitada Isikuandmete töötlemise kohta kaebus Eesti Andmekaitseinspektsioonile: www.aki.ee.
11. Põhimõtete kehtivus ja muudatused
Swedbankil on õigus käesolevaid Põhimõtteid mistahes ajal ühepoolselt muuta, kui see on kooskõlas regulatiivsete õigusaktidega ning andes sellistest muudatustest Kandidaatidele teada veebilehel jobs.estonia.swedbank.com mitte hiljem kui kuu aja jooksul pärast muudatuste jõustumist.
Käesolevad Põhimõtted on koostatud inglise keeles ning tõlgitud eesti, rootsi, läti ja leedu keelde. Vaidluste, vastuväidete, keeleliste või tõlgendamisega seotud eriarvamuste puhul on õiguslikult siduv kohalikus keeles koostatud Põhimõtete versioon.
Põhimõtted jõustuvad 2020. aasta 2. juunil ning dokumendi värskeima versiooni leiab veebilehelt: jobs.estonia.swedbank.com.
